Nieuwsbrief 5 van 2018
Gepubliceerd op 18 mei 2018 in Nieuws
In onze vijfde nieuwsbrief van 2018 zijn vier artikelen en zes korte nieuwsberichten te lezen. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van de nieuwsbrief, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.
1. AVG: hoe maak ik een register van verwerkingen?
De belangrijkste nieuwe eis in de strengere privacywet AVG, die per 25 mei ingaat, is de verantwoordingsplicht. Dit houdt in dat u bepaalde zaken moet hebben ingericht om de naleving van de AVG aan te kunnen tonen. Dit geldt onder andere voor het opstellen van een zogenaamd verwerkingsregister. Met het verwerkingsregister verkrijgt u inzicht in welke persoonsgegevens u verwerkt binnen uw organisatie.
Wat is een verwerkingsregister?
Het verwerkingsregister is een registratie van de persoonsgegevens die binnen uw organisatie worden verwerkt. Afhankelijk of u verwerker of verwerkingsverantwoordelijke bent dient u minimaal bepaalde informatie vast te leggen.
Voor bijna elk mkb-bedrijf verplicht
Heeft uw bedrijf met meer dan 250 werknemers? Dan bent u verplicht een register van verwerkingen bij te houden. Heeft een bedrijf minder dan 250 werknemers in dienst, dan moet het ook over een verwerkingsregister beschikken, wanneer:
- de verwerking niet incidenteel is
- het waarschijnlijk is dat de verwerking die het bedrijf verricht een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen
- de verwerking bijzondere categorieën van gegevens of persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten bevatten
Let op!
Aangezien veruit de meeste verwerkingen niet incidenteel zijn, denk aan het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers of klanten, zullen de meeste mkb-bedrijven vrijwel altijd een verwerkingsregister op moet stellen.
Vereisten verwerkingsregister
Het register van de verwerkingsverantwoordelijke moet de volgende gegevens bevatten:
- de verwerkingsdoelen en de grondslagen voor verwerking
- een beschrijving van de categorieën van betrokkenen
- een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens
- de verwerkers die diensten voor u verlenen en beschikking over uw persoonsgegevens
- de categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt
- indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie
- indien mogelijk, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist
- indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
- in voorkomend geval de naam van de functionaris voor gegevensbescherming
Het register van de verwerker moet de volgende gegevens bevatten:
- de naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke voor rekening waarvan de verwerker handelt
- de categorieën van verwerkingen die voor rekening van iedere verwerkingsverantwoordelijke zijn uitgevoerd
- indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie
- indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
- in voorkomend geval de naam van de functionaris voor gegevensbescherming
Verwerkingsverantwoordelijke: een organisatie die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker: een organisatie die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
In het geval een verantwoordelijke persoonsgegevens laat verwerken door een verwerker (denk bijvoorbeeld aan de uitbestede salarisadministratie van uw organisatie) dan dienen de verwerkingsregisters van verantwoordelijke en verwerker op elkaar aan te sluiten. In het geval de verwerker op zijn beurt ook weer bepaalde verwerkingen uitbesteed, denk aan een SAAS-dienstverlener of een hostingpartij, dan dient de subverwerker ook een verwerkingsregister te hebben.
Zie onderstaande afbeelding van een verwerkingsketen.
Voorbeeld register van verwerkingen
In onderstaande afbeelding ziet u op welke wijze u dit register op kunt zetten in en eenvoudige tabel of spreadsheet. Bovenaan de kolommen staan de categorieën van gegevens vermeld die u per proces dient te registeren. Ook maakt u hiermee inzichtelijk welke partijen (verwerkers) beschikken over uw persoonsgegevens en welke maatregelen u heeft getroffen om deze te beschermen.
Welke acties moet u in gang zetten?
Het verwerkingsregister geeft u inzicht in wat u heeft geregeld met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Met behulp van het ingevulde register kunt u bepalen in welke proces of activiteit u zaken nog niet heeft ingeregeld, welke risico’s u mogelijk loopt en of de maatregelen die u heeft getroffen afdoende zijn. U kunt dit ook periodiek evalueren.
Mogelijke acties op basis van het verwerkingsregister:
- controleren van de gemaakte afspraken met verwerkers en mogelijk aanvullen van de verwerkersovereenkomsten
- vaststellen (privacy)beleid op specifieke onderwerpen
- aanvullen van verwerkingsdoelen en grondslagen van de gegevensverwerking
- vaststellen bewaartermijnen en inregelen vernietiging persoonsgegevens na het verstrijken van de bewaartermijnen
- controleren of de technische en organisatorische maatregelen zowel in uw eigen organisatie als bij uw verwerkers afdoende zijn
- gebruiken van de informatie uit het verwerkingsregister om de betrokkene(n) te informeren
Tip:
Wij kunnen u helpen om AVG-proof te worden als het gaat om de verwerkersovereenkomst die u met ons dient af te sluiten. Wij hebben een modelovereenkomst voor u klaarliggen. Belt u ons erover!
2. AVG: hoe lang mag u persoonsgegevens bewaren?
Hoe lang mag u bij een vacature bijvoorbeeld de sollicitatiegegevens van kandidaten bewaren? Wat zijn de regels rond het bewaren van camerabeelden en de gegevens over het internetgebruik van uw medewerkers?
Hoe lang bent u verplicht bepaalde gegevens, zoals facturen en dergelijke, minimaal op te slaan? Wat zegt de strengere AVG erover die per 25 mei 2018 ingaat en ook voor uw bedrijf gaat gelden?
Volgens de AVG, dat is ook al zo onder de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), mag u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. Daarna moet u de persoonsgegevens ook daadwerkelijk vernietigen.
Wat zijn persoonsgegevens?
Het gaat in het kader van de AVG altijd over persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die, alleen of in combinatie met andere gegevens, terug te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn onder andere naam, adres, woonplaats, kentekennummer, personeelsnummer, mailadres en videobeelden.
Concrete termijnen
In de AVG zijn echter geen concrete termijnen opgenomen voor het bewaren van persoonsgegevens. In sommige gevallen schiet andere wetgeving u te hulp waarin specifieke bewaartermijnen zijn opgenomen. Dit kunnen maximale bewaartermijnen zijn, daarna dient u de gegevens te vernietigen, of minimale bewaartermijnen, waarbij u zelf een passende termijn moet bepalen voor het eventueel langer bewaren. Is er geen wetgeving dan dient u zelf beargumenteerd bewaartermijnen te bepalen.
Vereisten bewaren persoonsgegevens
U dient voor het bewaren van persoonsgegevens aan de volgende vereisten voldoen:
- U dient vooraf vast te stellen hoelang bepaalde documenten met persoonsgegevens bewaard gaan worden.
- De bewaartermijnen moeten openomen worden in een zogenaamd verwerkingsregister.
- De personen van wie u gegevens verwerkt dienen geïnformeerd te worden over deze bewaartermijnen.
- De bepaalde bewaar- en vernietigingstermijn dienen zo mogelijk te worden vertaald naar passende technische en organisatorische maatregelen.
- Na verstrijken van de bewaartermijn dienen de persoonsgegevens daadwerkelijk vernietigd te worden of geanonimiseerd.
Salaris, factuur en verzuim
Er zijn binnen uw organisatie diverse processen en activiteiten waarin verschillende categorieën van persoonsgegevens nodig zijn de verwerkingsdoelen per proces verschillen en waarvoor ook andere bewaartermijnen kunnen gelden. Denk aan salarisafspraken, facturen en verzuimbeheer. Hieronder hebben we enkele processen in een tabel gezet die meestal voorkomen in organisaties, met daarbij opgenomen wat de bewaartermijnen zijn en op welke wetgeving dit gebaseerd is. De bewaartermijn gaat lopen na bijvoorbeeld het einde van een dienstverband, het einde van een boekjaar of het doen van een registratie. Overigens kan het soms zo zijn dat de genoemde termijn wordt overruled door een andere wettelijke bewaarplicht (meestal is dit dan fiscale wetgeving).
Tip:
Bepaal als organisatie zelf beargumenteerd bewaartermijnen voor de processen waarin dit niet wettelijk is bepaald.
Vernietiging persoonsgegevens
Is de bewaartermijn van persoonsgegevens verstreken of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk voor het doel? Dan moeten de gegevens vernietigd worden. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over loonbeslag als het loonbeslag is opgeheven. Vernietiging moet gebeuren onder controle van uw bedrijf. Vernietigen houdt in dat de gegevens niet langer meer bestaan of niet langer meer bestaan in een bruikbare vorm. De AVG stelt geen extra vereisten aan het vernietigen van persoonsgegevens.
Tip:
Verwerkt uw accountants- en advieskantoor gegevens voor u, bijvoorbeeld de salarisadministratie? Dan is het van belang dat uw accountant en u goede afspraken maken over de bewaartermijnen van persoonsgegevens.
3. Onkostenvergoeding zakelijke reis van uw werknemer
Als ambtenaren op dienstreis gaan, gelden er vaste bedragen als onkostenvergoeding. Deze bedragen zijn vastgesteld volgens het Reisbesluit. Deze bedragen mag u ook toepassen voor zakelijke reiskosten van werknemers binnen uw bedrijf.
Dienstreizen binnenland
Voor binnenlandse dienstreizen kunt u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten onbelast vergoeden aan uw werknemer:
- kleine uitgaven overdag: €4,41
- kleine uitgaven ‘s avonds: €8,83
- ontbijt: €9,94
- lunch: €8,93
- avondmaaltijd: €22,41
- logies: €100,68
Vergoeding bovenmatig
Vergoedt u meer dan genoemde bedragen, dan kunt u het meerdere als belast loon aanmerken of onderbrengen in de werkkostenregeling. De vergoeding is dan onbelast bij de werknemer.
Let op! Komt u echter met alle vergoedingen en verstrekkingen betreft de werkkostenregeling in het jaar boven de grens van 1,2% van de loonsom van uw bedrijf uit, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Dienstreizen buitenland
Ook voor dienstreizen naar het buitenland kunt u het Reisbesluit Buitenland volgen voor wat betreft onbelaste vergoedingen. Ook deze vergoedingen zijn gerichte vrijstellingen en dus onbelast. De vergoedingen verschillen per land, streek en stad. Meer informatie vindt u op deze site van de Overheid.
Niet aannemelijk? Dan belast!
Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u volgens het Reisbesluit Buitenland een vergoeding van €11,34 geven. Deze vergoeding is dan echter wel belast. Dit geldt overigens voor alle bedragen die u niet aannemelijk kunt maken, aangezien het aftrekbare kosten betreft en de bewijslast bij u ligt.
Meer of minder kosten?
U bent niet verplicht de vergoedingen volgens de Reisbesluiten te volgen. U kunt dus ook alle werkelijke kosten vergoeden op basis van facturen. U zult wel altijd de zakelijkheid aannemelijk moeten kunnen maken.
4. Zakendoen binnen de EU? Pas het btw-nultarief zorgvuldig toe
Doet u zaken met buitenlandse afnemers binnen de EU? Dan bent u in principe verplicht btw in rekening te brengen en deze af te dragen. Onder voorwaarden kunt u het nultarief toepassen. Voldoet u niet aan deze voorwaarden, dan loopt u het risico van naheffing btw bij controle door de Belastingdienst.
Btw is verplicht tenzij…
Iedere ondernemer is in beginsel bij levering van goederen in/vanuit Nederland verplicht btw in rekening te brengen en deze af te dragen aan de Belastingdienst. De hoofdregel geldt ook voor levering van goederen aan een buitenlandse afnemer. Op de factuur dient dus in beginsel Nederlandse btw te worden vermeld. Onder voorwaarden is het echter mogelijk een levering te verrichten waarbij voor de btw het zogenoemde nultarief kan worden toegepast.
Toepassing nultarief
Een levering aan een afnemer binnen een andere EU-lidstaat kan gebeuren tegen het nultarief als in ieder geval aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- De goederen moeten vanwege de verkoop naar een andere EU-lidstaat worden vervoerd; en
- De afnemer moet over een buitenlandse (EU) btw-nummer beschikken en dit nummer verstrekken aan de leverancier, die dit nummer op de factuur vermeldt.
Incidentele afnemer
Bij vervoer door en/of voor rekening van een incidentele afnemer loopt u het risico dat u later over onvoldoende bewijs beschikt dat de goederen ook daadwerkelijk zijn vervoerd naar een ander EU-land. U kent de afnemer immers niet of niet goed. Daarom verdient het in rekening brengen van Nederlandse btw in deze situatie de voorkeur.
Tip:
Pas het btw-nultarief niet toe bij incidentele afnemers uit een EU-lidstaat.
Vaste afnemer
Als het vervoer echter plaats heeft door en/of voor rekening van een vaste afnemer, dan kent Nederland daarvoor een specifieke regeling. Bij dergelijke transacties mag u het nultarief toepassen als u per transactie een zogenoemde vervoers- of afhaalverklaring opstelt. Dit laat onverlet dat elk ander aanvullend bewijs dat de goederen Nederland hebben verlaten uiteraard een betere bewijspositie opleveren.
Extra risico bij afhaaltransactie vanwege recente rechtspraak!
Een zeer recente rechtspraak van het Hof van Justitie EU zet de toepassing van het nultarief bij afhaaltransacties verder onder druk! Er blijkt namelijk een extra risico bij toepassing van het btw-nultarief als uw afnemer zorg draagt voor het vervoer van de goederen.
Een Duitse leverancier had goederen verkocht aan een Oostenrijkse afnemer met de afspraak dat de Oostenrijkse afnemer de goederen vanuit Duitsland naar Oostenrijk zou vervoeren. De Oostenrijkse afnemer had de goederen inmiddels, voorafgaande aan het vervoer, al doorverkocht aan een volgende Oostenrijkse afnemer. Tevens was afgesproken dat deze laatste afnemer zou zorgen voor vervoer vanuit Duitsland naar Oostenrijk en dus niet de eerste afnemer zelf.
Kortom, de goederen werden uiteindelijk afgehaald in Duitsland en naar Oostenrijk vervoerd door de laatste (de 2de) afnemer. De Duitse leverancier paste op haar factuur aan de 1ste Oostenrijkse afnemer het Duitse nultarief toe aangezien zij meende aan de voorwaarden te voldoen. Uit de rechtspraak blijkt nu dat het nultarief niet kan worden toegepast als niet de 1ste afnemer maar een volgende afnemer in de schakel de goederen ophaalt of laat ophalen bij de 1ste leverancier!
Let op!
Worden de goederen door een andere partij opgehaald dan uw afnemer, kunt u het nultarief niet toepassen.
Waarschuwing bij grensoverschrijdende afhaaltransacties
De hiervoor beschreven situatie kan zich voor u in de praktijk voordoen zonder dat u dat merkt. U weet immers vaak niet of uw afnemer de goederen inmiddels heeft doorverkocht. In dat verband geldt feitelijk dat toepassing van het btw-nultarief bij afhaaltransacties door buitenlandse afnemers sterk moet worden afgeraden.
Als u toch het nultarief wilt toepassen, is het advies om als aanvullende voorwaarde te stellen én te controleren dat uw afnemer zelf het transport regelt en dit niet laat verzorgen door een volgende afnemer in de schakel. Doet u dit niet, dan loopt u het risico van een naheffing btw bij controle!
Tip:
Wilt u het nultarief toch toepassen? Stel als aanvullende voorwaarde dat uw afnemer zelf het transport regelt. Én zorg voor een zorgvuldige controle hierop.
Kort nieuws
1. Spoedreparatiemaatregel fiscale eenheid voor mkb uitgesteld
Met terugwerkende kracht tot 25 oktober 2017, wordt de fiscale-eenheidsregeling in de vennootschapsbelasting gewijzigd. De wijzigingsvoorstellen zijn nog niet concreet, maar in ieder geval zullen bepaalde rente-aftrekbeperkingen van toepassing zijn. Met name het mkb kan onnodig hard worden getroffen door deze maatregel.
Om het mkb tegemoet te komen, komt staatssecretaris Snel nu met een overgangsmaatregel. Het betreft leningen die verband houden met bijvoorbeeld een winstuitdeling of een teruggaaf van kapitaal, de zogenoemde 10a-leningen. Als de totale rente op dergelijke leningen binnen de fiscale eenheid niet meer bedraagt dan € 100.000, hoeft tot en met 31 december 2018 nog geen rekening te worden gehouden met een eventuele renteaftrekbeperking. Daarbij geldt wel een aantal voorwaarden. Zo moet het gaan om een op 25 oktober 2017, 11.00 uur, bestaande groepsschuld die verband houdt met bijvoorbeeld een winstuitdeling of een kapitaalstorting en die destijds om zakelijke redenen tussen de bv’s van de fiscale eenheid is aangegaan. Als de totale rentekosten meer bedragen dan € 100.000, geldt de (eventuele) aftrekbeperking voor alle rente, dus ook voor de eerste € 100.000.
Met de tijdelijke overgangsperiode krijgen mkb-fiscale eenheden de gelegenheid om de gevolgen van de spoedreparatie voor de renteaftrekbeperking alsnog te voorkomen als deze van toepassing blijkt te zijn.
2. Belastingdienst start controles en sancties Wet DBA
Over enkele weken start de Belastingdienst weer met controles en sancties inzake de Wet DBA. Deze waren opgeschort tot 1 juli 2018 om de markt aan de nieuwe wetgeving te laten wennen.
Met behulp van een Modelovereenkomst kan op dit moment vooraf zekerheid worden verkregen over het al dan niet bestaan van een arbeidsrelatie. Er zijn inmiddels tal van Modelovereenkomsten beschikbaar via de site van de Belastingdienst die gebruikt kunnen worden. Opdrachtgever en -nemer kunnen daarnaast ook zelf een Modelovereenkomst opstellen en die laten toetsen door de Belastingdienst.
De Belastingdienst heeft toegezegd dat tot 1 juli 2018 geen naheffingen en boetes zullen worden opgelegd als er sprake is van een arbeidsrelatie en er desondanks geen loonheffing is ingehouden. Dit geldt echter niet als er sprake is van frauduleus handelen. Daarvan is sprake als u met opzet een situatie van duidelijke schijnzelfstandigheid laat ontstaan. Bovendien is van belang dat u weet dat er in feite sprake is van een dienstbetrekking en u op deze manier probeert een financieel voordeel binnen te halen.
3. Uitstel tot 2020 toeslag MRB voor vervuilende diesels
Per 1 januari 2019 zou er een toeslag gaan gelden in de motorrijtuigenbelasting (MRB) voor oude vervuilende dieselauto’s. De inwerkingtreding van deze maatregel is echter vertraagd.
Vervuilende dieselpersonenauto’s en dieselbestelauto’s (van ten minste 12 jaar oud) kunnen in de motorrijtuigenbelasting straks rekenen op een toeslag van 15% als de fijnstofuitstoot meer bedraagt dan 5 mg/km. Voor een gemiddelde ‘vuile’ dieselpersonenauto in de gewichtsklasse 1350-1450 kilogram betekent deze toeslag een verhoging van de motorrijtuigenbelasting van € 225 per jaar.
De maatregel moet namelijk worden ingebouwd in het nieuwe MRB-systeem van de Belastingdienst. Dat systeem is waarschijnlijk pas per 1 januari 2020 operationeel. De toeslag gaat naar alle waarschijnlijkheid pas gelden vanaf 1 januari 2020.
4. Looptijd 30%-regeling in loonbelasting verkort
Het kabinet gaat de looptijd van de zogenoemde 30%-regeling in de loonbelasting verkorten van acht jaar naar vijf jaar. De maatregel moet ingaan per 1 januari 2019 en gaat gelden voor zowel nieuwe als bestaande gevallen.
Als werkgever kunt u een werknemer die in het buitenland verblijft of een buitenlandse werknemer die tijdelijk in Nederland komt werken, onder voorwaarden een vergoeding geven voor de extraterritoriale kosten die deze werknemer maakt. U mag 30% van het loon, inclusief die vergoeding, belastingvrij uitbetalen. De looptijd van deze 30%-regeling is nu nog acht jaar. Het kabinet wil dit echter beperken tot vijf jaar. De looptijdverkorting wordt meegenomen in de Belastingplannen voor 2019.
De Tweede en Eerste Kamer moeten nog wel instemmen. In plaats van de 30%-regeling kan een werkgever ook de werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Ook voor deze mogelijkheid gaat een maximumperiode van vijf jaar gelden.
5. Extra weken meerlingenverlof per 1 april 2018
Werkneemsters die een tweeling of meerling verwachten, hebben sinds 1 april 2018 langer zwangerschaps- en bevallingsverlof. Het totale verlof was minimaal 16 weken en bedraagt nu minimaal 20 weken.
Het meerlingenverlof bestaat uit een periode van zwangerschapsverlof en een periode van bevallingsverlof. Uw werkneemster bepaalt zelf de eerste dag van het zwangerschapsverlof. Deze dag moet liggen tussen de tien en acht weken voor de uitgerekende bevallingsdatum. Na de bevalling heeft de werkneemster recht op minimaal tien weken bevallingsverlof. Kiest uw werkneemster ervoor om gedurende de zwangerschapsverlofperiode door te werken, dan worden deze doorwerkdagen opgeteld bij het bevallingsverlof. Bevalt de werkneemster vóór de uitgerekende datum, dan kan zij de gemiste dagen van het zwangerschapsverlof optellen bij het bevallingsverlof.
Ook vrouwen van wie het meerlingenverlof eerder dan 1 april 2018 is begonnen, komen in aanmerking voor de extra weken aan verlof. Voorwaarde is wel dat het verlof nog loopt op 1 april 2018. De meerlingenverlofregeling geldt ook voor de zwangere zelfstandige die een tweeling of meerling verwacht.
6. Btw-teruggave op zonnepanelen particulieren verruimd
Particulieren die zonnepanelen aanschaffen, kunnen de opgewekte energie terug leveren aan het energiebedrijf. Ze moeten zich bij de Belastingdienst aanmelden als ondernemer voor de btw en kunnen dan de btw op de zonnepanelen terugkrijgen. Deze regeling is onlangs verruimd.
De verruiming is een gevolg van een uitspraak van de Hoge Raad. Deze besliste dat particulieren die zich nog niet als ondernemer hadden aangemeld, dit alsnog kunnen doen. Ook als de zonnepanelen in 2013 of eerder zijn aangeschaft.
Wie na 2013 zonnepanelen heeft aangeschaft en zich wel als ondernemer heeft aangemeld maar nog niet is uitgenodigd om aangifte te doen, kan alsnog hiervoor een aangiftebiljet aanvragen.
Let op!
Aanmelding bij de Belastingdienst als ondernemer voor de btw is verplicht als men als particulier energie levert aan het energiebedrijf.
Bij de samenstelling van de teksten is naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd. Onze organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen hiervan.
Recente reacties